وظیفة مدیریت اسناد، مطمئن ساختن دستگاه به این نکته بیان شده است که اطلاعات ثبت شده ( در مراحل چرخه عمر سند) به شیوه ای اقتصادی و کارآمد مدیریت می شوند.
هدف از انجام امور مدیریت اسناد، مراقبت از این امر است که اسناد دولتی به طرزی موثر و با صرفه اقتصادی در دوره ای که در دستگاههای دولتی وجود دارند، مدیریت شوند خواه این اسناد در شکل سنتی (نوشتاری، صوتی، تصویری..) و یا به صورت اسناد الکترونیکی باشند.
در واقع نخستین هدف مدیران اسناد تهیه راهنماها و همکاری با دستگاههای دولتی به منظور طراحی و تکمیل و اجرای برنامه های مدیریت اسناد و اطلاعات در مورد اسنادی است که آنها به طور روزمره ایجاد و یا دریافت می کنند و به انحاء گوناگون با آن سر و کار دارند.
از جمله وظایف مدیران اسناد برای انجام این مهم می توان به موارد زیر اشاره نمود:
ایجاد استانداردها برای کنترل ، نگهداری ، امحاء یا حفاظت از اسناد دولتی.
ارائه خدمات مشورتی و آموزشی در زمینه های:
رعایت قوانین ، نظامنامه ها و سیاستهای دولتی
تهیه فهرست اسناد و ارزشیابی (تهیه جداول زمانی نگهداری)
نگهداری و امحاء اسناد
حفاظت و مرمت اسناد.
طراحی سیستمهای مرتبط با ایجاد و نگهداری اسناد:
تجهیزات بایگانی، تهیه فهرستها و اندکسهای راهنمای اسناد و بازیافت اسناد.
تجهیزات بایگانی راکد، تهیه فهرستها و اندکسهای راهنمای اسناد راکد، بازیافت اسناد و دوربینهای میکروگرافیک.
تجهیزات مورد لزوم و راهنماهای نگهداری اسناد الکترونیک.
نقشه های حفاظت از اسناد حیاتی و نقشه مقابله با خطرات، بازیابی و مرمت اسناد.
تهیه میکروفیلم و میکروفیش از اسناد (پرونده های پشتیبان).
تهیه امکانات نگهداری اسناد به شیوه برون سازمانی در مراکز اسناد.
دیگر نکات در امر بایگانی به شرح زیر میباشد :
- بایگانی چیست ؟
- اصول و بایگانی اسناد و پرونده های پزشکی
- اصول بایگانی اسناد فنی
- اصول بایگانی اسناد حسابداری و مالی
- اصول بایگانی پرونده های پرسنلی
- اصول و روش های بایگانی اسناد و مدارک چیست ؟
- اهمیت بایگانی موثر در جلوگیری از نابودی اطلاعات
- الزام قانونی اهمیت بایگانی موثر
- افزایش امنیت در بایگانی موثر
- محل مناسب برای بایگانی
- موارد لازم برای بایگانی مناسب
- چگونگی محافظت و محافظ پرونده های بایگانی
- اداره امور بایگانی در هر سازمان
- الزام قانونی اهمیت بایگانی موثر
برای مشاهده ی دیگر مقالات و آموزش های بایگانی به این صفحه بروید.
دیدگاه‌ها
هیچ نظری هنوز ثبت نشده است.