بایگانی کردن اسناد به دلایل امنیتی نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است، به ویژه در زمانی که آسیب به آنها ( مانند پاک شدن از نرم افزارهای بایگانی یا گم شدن برگه ها از لوازم بایگانی ) شایع می شوند.

بایگانی به دلایل قانونی نیز مهم است. بسیاری از مشاغل بطور اتفاقی اسنادی را که باید بطور قانونی نگهداری کنند، گم می کنند.یک سیستم بایگانی موثر، بدون توجه به دانش هر کارمند از نرم افزارهای آرشیو یا شناخت محصولات بایگانی، باعث می شود که برنامه ریزی های مربوط به نگهداری از اسناد و مدارک در شرکت یا سازمان رعایت شود.

اطلاعات اگر بایگانی نشوند، پیدا کردن آنها سخت است و ایمن نیستند که اگر در لپ تاپ یک کارمند ذخیره باشد و برای سایر کاربران غیر قابل دسترسی باشد، بدترین نوع بایگانی است. اطلاعاتی که بایگانی نشده اند، می توانند برای همیشه از بین بروند.

وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد ،ثبت و ضبط و کنترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری می شود دوام خواهد یافت .