بایگانی کردن اسناد به دلایل امنیتی نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است، به ویژه در زمانی که آسیب به آنها ( مانند پاک شدن از نرم افزارهای بایگانی یا گم شدن برگه ها از لوازم بایگانی ) شایع می شوند.

بایگانی به دلایل قانونی نیز مهم است. بسیاری از مشاغل بطور اتفاقی اسنادی را که باید بطور قانونی نگهداری کنند، گم می کنند.یک سیستم بایگانی موثر، بدون توجه به دانش هر کارمند از نرم افزارهای آرشیو یا شناخت محصولات بایگانی، باعث می شود که برنامه ریزی های مربوط به نگهداری از اسناد و مدارک در شرکت یا سازمان رعایت شود.

اطلاعات اگر بایگانی نشوند، پیدا کردن آنها سخت است و ایمن نیستند که اگر در لپ تاپ یک کارمند ذخیره باشد و برای سایر کاربران غیر قابل دسترسی باشد، بدترین نوع بایگانی است. اطلاعاتی که بایگانی نشده اند، می توانند برای همیشه از بین بروند.

مدارک پزشکی اهمیت بسیار زیادی دارد و پزشک به آنها برای اینکه در مورد بیماری های و روش های درمان بیمار تصمیم گیری نماید نیاز دارد. هر بیماری که به پزشک مراجعه می کند باید پرونده ای مربوط به سلامتی و مشکلاتی که دراد را تکمیل نماید تا در سیستم آنها را ثبت کنند.

اسناد فنی از جمله مهمترین اسنادی می باشد که در یک اداره مورد استفاده قرار می گیرد و باید آنها را به طور کامل در بخش بایگانی بتوانید پیدا کنید. کارهای فنی یک اداره به نسبت زیاد و یا کم می باشد که بیشتر مربوط به حوزه فعالیت آن اداره است.