بایگانی اصول و روش های مشخص شده ای دارد که برخی از مهمترین آنها عبارت می باشد از :

    ایجاد :

در این مرحله باید هدف مهار شود و تولید سوابق کاهش پیدا کند. در واقع باید بدانید در این مرحله نکات بسیار مهمی مانند استاندارد سازی فرم ها، جلوگیری کردن از تکثیر بی رویه سوابق، نظارت کردن بر دریافت سوابق، استانداردسازی نوع پوشه و کاغذ، به کارگیری روش های استاندارد و … به طور جدی پیگیری می شود.

    به کارگیری و استفاده :

در این مرحله تلاش می شود که دسترسی افراد به مدارم بسیار آسان تر شود و اطلاعات و پرونده هایی که ضروری هستند را در ردیف اولیه قرار دهند.

    تعیین تکلیف :

در این مرحله تمامی اسناد و مدارکی که وجود دارد مورد ارزشیابی قرار می گیرد تا آنها را به آرشیو اصلی انتقال دهند. در واقع باید بدانید این بخش یکی از مهمترین بخش ها به شمار می رود که اطلاعات زیادی را در خود جای داده است و بیشتر کارمندان باید با این بخش آشنایی داشته باشند.

به طور کلی باید بدانید زمانی که نرم افزار بایگانی را در هر اداره ای داشته باشید به راحتی می توانید اصول و روش های آن را انجام دهید و دیگر نیازی نیست برای ذخیره کردن آن مدارک به بخش مورد نظر بروید. بلکه در اتاق خود می توانید این اطلاعات را ذخیره سازی کنید تا دیگر کارمندان هم در صورت نیاز آنها را مشاهده کنند.

برای مشاهده ی مطلب تعریف بایگانی به این صفحه بروید.

اگر نیاز به مشاوره در این زمینه دارید به این صفحه بروید.

برای مشاهده ی مقالات سایت راوند پوشان به این صفحه بروید.