برخی از مدارک کارمندان و پرسنل یک اداره باید بایگانی شود که آنها مدارک مشخص شده ای هستند و به صورت منظم باید آنها را ترتیب دهید. در سیستم سنتی شما مجبور بودید که تمامی آن مدارک را به صورت دستی تنظیم نمایید.

اما باید بدانید زمانی که آنها در نرم افزار به ثبت برسند دیگر نیازی نیست آنها را به صورت دستی وارد کنید بلکه خودشان به خودی خود در سیستم ثبت می شوند. تنها کافی است پرسنل این برنامه را در اتاق و سیستم خود داشته باشند. برخی از مهمترین مدارکی که مربوط به پرسنل می باشد و در این بخش قرار می گیرد عبارت می باشد از :

بایگانی

فرم هایی که مربوط به مرخصی های روزانه، ساعتی، اضافه کاری ها و تعطیلی های کاری بوده است در این بخش قرار می گیرد البته باید بدانید که ماموریت های برون شهری و درون شهری هم در این بخش قرار می گیرد و پرسنل می توانند به طور کامل آنها را مشاهده کنند.

قراردادهایی که مربوط به شخص می باشد در این بخش وجود دارد. تمامی قراردادها از زمانی که مشغول به کار شده است را می توانید در این بخش مشاهده کنید.

فرم ها و نامه هایی هستند که به صورت ابلاغی می باشند. از این مدارک یک کپی باید در بخش بایگانی وجود داشته باشد.

مدارکی که مربوط به حوادث ناشی از کار می باشد هم در سیستم بایگانی پرسنل قرار می گیرد. این مدارک شامل هزینه های درمانی می باشد که فرد در طول حادثه کاری برایش به وجود آمده است و باید آنها را به طور کامل در این بخش وارد کند.

مدارم دیگری که مربوط به دوران بیماری پرسنل می باشد. به عنوان مثال اگر فردی بیماری داشته باشد و به علت بیماری خود به مرخصی برود باید برگه آن را تحویل دهد که آن برگه به صورت کپی شده در این سیستم ثبت می شود.

1. اصول و روش های بایگانی اسناد و مدارک چیست ؟
2. اصول بایگانی راکد

برای دریافت مشاوره به این صفحه بروید.

برای مشاهده ی مقالات سایت راوند پوشان به این صفحه بروید.