یکی از اصول اولیه بایگانی محافظت ها و محافظ پرونده هاست که شامل انواع مختلفی است مانند پوشه، کارتن بندی، پروندان (زونکن) یا کلاسور که با توجه به موارد زیر انتخاب می گردد:

اتاقهای بایگانی، مهم ترین بخش از ساختمانی است که به موضوع حفظ و نگهداری سوابق اختصاص داده شده است.به دلیل وزن سنگین پرونده ها، مناسب ترین محل برای استقرار بایگانی، طبقات پائی نتر ساختمان می باشد.

وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد ،ثبت و ضبط و کنترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری می شود دوام خواهد یافت . این وظائف را می توان به تفضیل به شرح زیر بیان نمود.

برخی از مدارک کارمندان و پرسنل یک اداره باید بایگانی شود که آنها مدارک مشخص شده ای هستند و به صورت منظم باید آنها را ترتیب دهید. در سیستم سنتی شما مجبور بودید که تمامی آن مدارک را به صورت دستی تنظیم نمایید.