وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد ،ثبت و ضبط و کنترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری می شود دوام خواهد یافت . این وظائف را می توان به تفضیل به شرح زیر بیان نمود:
کنترل نامه ها و استعلامات وارده به بایگانی جهت قرار دادن در پرونده ها
نظارت بر تحویل و دریافت پرونده ها از قسمتهای مختلف
تشکیل پرونده برابر کدهای تعیین شده در قسمتهای مربوطه
بایگانی نامه ها و پیش نویس ها و استعلامات
ثبت نامه های وارده در سیستم رایانه ای بایگانی
ثبت نامه ها و پرونده ها در دفاتر بایگانی
شماره گذاری کلیه سوابق ارسالی به بایگانی
تحویل گرفتن پرونده و نامه ها از دبیرخانه و بررسی شماره صادره آن پرونده
جستجوی پرونده ها در سیستم رایانه ای و دفاتر بایگانی
برگ شماری و شماره گذاری پرونده های وارد به بایگانی
جابجایی پروند ه های وارده در بایگانی و طبقه بندی آنان براساس کد گذاری
بایگانی نمودن کلیه برگه های وارد در بایگانی و جابجا نمودن آنان در پرونده های مربوطه
تعویض زونکن های فرسوده و پشت نویسی پروند ه ها و زونکن ها
برای مشاهده ی مقالات در مورد بایگانی به این صفحه بروید.
برای دریافت مشاوره به این صفحه بروید.
دیدگاه‌ها
هیچ نظری هنوز ثبت نشده است.