اتاقهای بایگانی، مهم ترین بخش از ساختمانی است که به موضوع حفظ و نگهداری سوابق اختصاص داده شده است.به دلیل وزن سنگین پرونده ها، مناسب ترین محل برای استقرار بایگانی، طبقات پائی نتر ساختمان می باشد.

وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد ،ثبت و ضبط و کنترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری می شود دوام خواهد یافت . این وظائف را می توان به تفضیل به شرح زیر بیان نمود.

مدارک پزشکی اهمیت بسیار زیادی دارد و پزشک به آنها برای اینکه در مورد بیماری های و روش های درمان بیمار تصمیم گیری نماید نیاز دارد. هر بیماری که به پزشک مراجعه می کند باید پرونده ای مربوط به سلامتی و مشکلاتی که دراد را تکمیل نماید تا در سیستم آنها را ثبت کنند.

به طو رکلی باید بدانید اسناد و مدارکی که مربوط به حسابداری می باشد اگر  بایگانی گردد نشان دهنده حرفه ای بودن حسابدار می باشد. شغل حسابداری و اطلاعاتی که در مورد حسابداری یک شرکت وجود دارد بسیار مهم می باشد و باید به آن اهمیت زیادی داده شود.