یکی از اصول اولیه بایگانی محافظت ها و محافظ پرونده هاست که شامل انواع مختلفی است مانند پوشه، کارتن بندی، پروندان (زونکن) یا کلاسور که با توجه به موارد زیر انتخاب می گردد:

در این مقاله میپردازیم به موارد درخور و مناسب بایگانی که باید با استاندارد فوق که در ادامه ی مطلب به آن اشاره کردیم رعایت شود تا کار بایگانی به نحو کامل و مورد تایید باشد.

وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد ،ثبت و ضبط و کنترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری می شود دوام خواهد یافت . این وظائف را می توان به تفضیل به شرح زیر بیان نمود.

به طو رکلی باید بدانید اسناد و مدارکی که مربوط به حسابداری می باشد اگر  بایگانی گردد نشان دهنده حرفه ای بودن حسابدار می باشد. شغل حسابداری و اطلاعاتی که در مورد حسابداری یک شرکت وجود دارد بسیار مهم می باشد و باید به آن اهمیت زیادی داده شود.