یکی از اصول اولیه بایگانی محافظت ها و محافظ پرونده هاست که شامل انواع مختلفی است مانند پوشه، کارتن بندی، پروندان (زونکن) یا کلاسور که با توجه به موارد زیر انتخاب می گردد:

با قفسه های بایگانی از لحاظ نوع، اندازه و تعداد، مطابقت داشته باشد .

جنس محافظ، با توجه به عمر پرونده انتخاب گردد. پرونده هائی که تا مدتها در بایگانی جاری کاربرد دارند، بهتر است جنس محافظ آنها مقاوم و مستحکم باشد.

برای مشاهده ی دیگر مقالات در مورد بایگانی به این صفحه بروید.

دو سانتیمتر ضخامت پوشه یا پروندان (زونکن) با حجم سوابق داخل پرونده مطابقت داشته باشد. اصولاً نباید قطر پرونده از 5 بیش تر شود و نباید بیش از 150 برگ در پرونده بایگانی شود.

گیرة نگهداری یا الصاق کنندة سوابق نیز، تأثیر زیادی در تعیین نوع محافظ پرونده دارد. معمولاً برای سهولت در ورق زدن سوابق، ازپروندان (زونکن) با نصب پهلو استفاده می شود. توجه شود که اگر میزان مراجعه به داخل پرونده زیاد باشد نصب بالا در داخل پوشه موجب از هم پاشیدگی سریع پرونده خواهد شد.

بایگانی چیست ؟

 اصول بایگانی اسناد فنی

 اصول بایگانی اسناد حسابداری و مالی

 اصول بایگانی پرونده های پرسنلی

 اصول بایگانی راکد

 اصول و روش های بایگانی اسناد و مدارک چیست ؟

اگر نیاز به مشاوره در این زمینه دارید به این صفحه بروید.