رشد جمعیت ، توسعه ی فعالیت های سیاسی، اجتماعی، فرهنگی، حقوقی، اقتصادی و غیره منجر به ایجاد روز افزون سوابق اداری می گردد و در هر سازمان، نتایج اندیشه ها، فعالیت ها و اقدامات انجام شده به صورت اسناد نگهداری می شوند، این اسناد،حاوی اطلاعات و تجربیات گران بهایی است که، یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه ها و تصمیم گیری های اداری محسوب می شوند.

یکی از اصول اولیه بایگانی محافظت ها و محافظ پرونده هاست که شامل انواع مختلفی است مانند پوشه، کارتن بندی، پروندان (زونکن) یا کلاسور که با توجه به موارد زیر انتخاب می گردد:

وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد ،ثبت و ضبط و کنترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری می شود دوام خواهد یافت . این وظائف را می توان به تفضیل به شرح زیر بیان نمود.

مدارک پزشکی اهمیت بسیار زیادی دارد و پزشک به آنها برای اینکه در مورد بیماری های و روش های درمان بیمار تصمیم گیری نماید نیاز دارد. هر بیماری که به پزشک مراجعه می کند باید پرونده ای مربوط به سلامتی و مشکلاتی که دراد را تکمیل نماید تا در سیستم آنها را ثبت کنند.

به طو رکلی باید بدانید اسناد و مدارکی که مربوط به حسابداری می باشد اگر  بایگانی گردد نشان دهنده حرفه ای بودن حسابدار می باشد. شغل حسابداری و اطلاعاتی که در مورد حسابداری یک شرکت وجود دارد بسیار مهم می باشد و باید به آن اهمیت زیادی داده شود.