برخی از مدارک کارمندان و پرسنل یک اداره باید بایگانی شود که آنها مدارک مشخص شده ای هستند و به صورت منظم باید آنها را ترتیب دهید. در سیستم سنتی شما مجبور بودید که تمامی آن مدارک را به صورت دستی تنظیم نمایید.

سوابق و مدارک هر اداره ای در پی انجام وظایفی که داشته اند دریافت و ایجاد می شوند. زمانی که هنوز وظایف آنها تمام نشده است و عمل آنها پایان پیدا نکرده غیر جاری و راکد می شوند.

بایگانی یک نوع ایجاد دسته بندی و نظم می باشد که بسیار ی از کارمندان یک اداره با آن در محیط کار مواجه می شوند. زمانی که بحث از بایگانی می شود بسیاری از افراد نارضایتی خود را از آن اعلام می کنند و برخی از افراد هم موافقت می نمایند.