سوابق و مدارک هر اداره ای در پی انجام وظایفی که داشته اند دریافت و ایجاد می شوند. زمانی که هنوز وظایف آنها تمام نشده است و عمل آنها پایان پیدا نکرده غیر جاری و راکد می شوند.
در واقع باید بدانید آن دسته از مدارکی را که به علت عدم استفاده روزانه از آنها شرایط خاصی دارند را نیمه راکد و یا راکد می نامند. نگهداری کردن از این مدارک به صورت سنتی هزینه زیادی را در بر دارد، ولی زمانی که در سیستم و نرم افزار بایگانی آنها را نگهداری کنید هزینه زیادی نخواهد داشت.
اصول و روش بایگانی اسناد و مدارک هم در این صفحه ببینید.
در واقع شما باید به خوبی بدانید این سیستم به این مدارک نظم و ترتیب می دهد، به همین دلیل آنها را به شکل منظمی در بخش راکد قرار داده تا کارمندان در صورت نیاز آنها را به کار گیرند. اصول استفاده از این بخش به این نحو است که کارمندان هدف و انجام عملیات خود را مشخص می کنند و در صورتی که نیاز به مدارک راکد داشتند می توانند آن را از طریق سیستم دریافت کرده و مورد استفاده قرار دهند. این مدارک هر لحظه امکان دارد مورد استفاده قرار گیرد و افراد باید آنها را بررسی کنند.
برای مشاهده ی مطلب تعریف بایگانی به این صفحه بروید.
اگر نیاز به مشاوره در این زمینه دارید به این صفحه بروید.
برای مشاهده ی مقالات سایت راوند پوشان به این صفحه بروید.
دیدگاه‌ها
هیچ نظری هنوز ثبت نشده است.