رشد جمعیت ، توسعه ی فعالیت های سیاسی، اجتماعی، فرهنگی، حقوقی، اقتصادی و غیره منجر به ایجاد روز افزون سوابق اداری می گردد و در هر سازمان، نتایج اندیشه ها، فعالیت ها و اقدامات انجام شده به صورت اسناد نگهداری می شوند، این اسناد،حاوی اطلاعات و تجربیات گران بهایی است که، یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه ها و تصمیم گیری های اداری محسوب می شوند.

اتاقهای بایگانی، مهم ترین بخش از ساختمانی است که به موضوع حفظ و نگهداری سوابق اختصاص داده شده است.به دلیل وزن سنگین پرونده ها، مناسب ترین محل برای استقرار بایگانی، طبقات پائی نتر ساختمان می باشد.

به طو رکلی باید بدانید اسناد و مدارکی که مربوط به حسابداری می باشد اگر  بایگانی گردد نشان دهنده حرفه ای بودن حسابدار می باشد. شغل حسابداری و اطلاعاتی که در مورد حسابداری یک شرکت وجود دارد بسیار مهم می باشد و باید به آن اهمیت زیادی داده شود.

سوابق و مدارک هر اداره ای در پی انجام وظایفی که داشته اند دریافت و ایجاد می شوند. زمانی که هنوز وظایف آنها تمام نشده است و عمل آنها پایان پیدا نکرده غیر جاری و راکد می شوند.