وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد ،ثبت و ضبط و کنترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری می شود دوام خواهد یافت .

اداره امور بایگانی در هر سازمان با استفاده ازسه شیوه صورت می گیرد:

1. نظام متمرکز بایگانی

2. نظام غیر متمرکز

3. نظام پراکنده یا سیستم نیمه متمرکز ( کنترل مرکزی )

مزایای نظام غیر متمرکز:

1. نزدیک بودن پرونده ها به استفاده کنندگان

2. آشنا بودن اقدام کنند گان به عناوین پرونده ها

3. احساس تعلق بیشتر بایگان به اداره خود و در نتیجه کارآیی بیشتر

دیگر مقالات ما را ببینید:

 اصول و بایگانی اسناد و پرونده های پزشکی

 اصول بایگانی اسناد فنی

 اصول بایگانی اسناد حسابداری و مالی

 اصول بایگانی پرونده های پرسنلی

 اصول بایگانی راکد

 اصول و روش های بایگانی اسناد و مدارک چیست ؟

بایگانی چیست ؟

 وظایف بخش بایگانی